Основные принципы тайм-менеджмента или как правильно организовать рабочее время?

Наверное, каждый хоть раз в жизни слышал фразу: «Время – деньги». Многие, наверное, смотрели фильм с названием «Время». В нем отображена жизнь, где оплатой служат не купюры, а самое ценное – время. Конечно, для того, чтобы деньги служили орудием оплаты, нужно их заработать. И, наверное, тема правильного распределения времени будет актуальна всегда, особенно в нашем современном мире, полном суеты и проблем.

Очень жаль, что многие люди отказывают себе в каком-нибудь интересном занятии или поездке только потому, что нет времени. И, конечно же, у каждого человека наступает такой период, когда кажется, что все проблемы и дела просто обросли снежным комом. Ниже вы узнаете, как правильно организовать свое время для работы. Параллельно вы сможете почерпнуть основные принципы тайм-менеджмента, которые помогут организовать и личный профессиональный рост.

Что такое тайм-менеджмент?

Если быть точным, то в переводе с английского языка «тайм-менеджмент» означает «управлять временем». Конечно, точный перевод в прямом смысле мы использовать априори не можем, но настоящей функцией «тайм-менеджмента» является использование своего времени максимально эффективно для себя.

«Работай меньше, успевай больше» – это девиз профессионального тайм-менеджера, который в точности отображает суть всего определения.

Люди, умеющие правильно управлять своим временем и продуктивно его использовать, живут поистине более насыщенной жизнью, нежели тот человек, который в переносном смысле этого слова «не знает, за что схватиться». Правильно распоряжаться своим временем, значит расширять свое жизненное пространство. А вследствие этого, появится возможность и время для того, чтобы наконец-то заняться любимым делом (например, хобби).

С помощью основных принципов тайм-менеджмента современный человек сможет наиболее точно упорядочить свое и личное, и рабочее время для того, чтобы успевать все и не отвлекаться на вопросы второстепенного характера, обеспечить себе развитие карьеры.

Откуда произошел тайм-менеджмент?

Конечно, ни для кого не в новинку слышать о том, что проблема правильного распределения времени давно под «научным прицелом» исследователей. Так, история его появления уходит в древние времена.

Около 2 тысяч лет назад Сенека, который был известным мыслителем, как-то предложил распределять время на «хорошее», то есть проведенное с пользой, и «плохое» – проведенное без дела. В течение всего исследования этой проблемы Сенека вел определенный учет и все тщательно записывал. Он говорил, что когда человек проживает какой-то определенный промежуток времени, то нужно оценить его, в первую очередь, как заполненное. Именно эти идеи Сенеки послужили основой для дальнейшего развития этой проблемы. Так, появилось понятие «личная эффективность».

Писатель и ученый Альберти из Италии, который жил в 15 веке, утверждал, что те люди, которые умеют проводить и организовывать свое время исключительно с пользой для себя, непременно будут успешными. Поэтому ученый предложил такие два правила:

  1. Ежедневно каждое утро составлять список дел на день.
  2. Затем распределить их таким образом, чтобы важные дела были на первом месте, а второстепенные следовали за ними.

Уже много лет эти два правила были лишь в теории. А начиная с 1980 года эти правила успешно начали закрепляться на практике. Основным толчком послужило то, что управлять временем стало просто необходимостью не только для тех, кто занимает управленческие должности, но и обычные люди, которые стремятся к своей цели.

Для кого нужен тайм-менеджмент?

Многие задаются вопросом: «А всем ли нужно знать правила тайм-менеджмента?». Конечно, далеко не всем. Если у человека главная цель в жизни просто «существовать», то эта дисциплина будет ему не то, чтобы не нужна, а просто неинтересна.

Тайм-менеджмент

На первый взгляд может показаться, что тайм-менеджмент нужен только тем, кто занимается бизнесом. Однако, это не совсем так. Уже много лет он помогает абсолютно каждому: офисному работнику, домохозяйке и студентам. Главное, важно помнить: тайм-менеджмент нужно правильно начинать вводить в свою повседневную жизнь. Только если вы корректно начнете им овладевать, то фраза «у меня не хватает времени» просто не прозвучит больше из ваших уст.

Многие считают, что если придерживаться основных правил тайм-менеджмента, то все текущие дела начнут выполняться намного быстрее и активнее, но это еще одно заблуждение. Основная цель тайм-менеджмента – убрать ненужные задачи из списка ваших дел, для того, чтобы, в первую очередь, вы повысили личную эффективность и продуктивность.

Другие, наоборот, полагают, что применять в своей жизни правила тайм-менеджмента очень сложно, поэтому вовсе не проявляют интерес к этой важнейшей дисциплине. Как уверяют не только специалисты, но и те люди, которые уже давно живут по этим правилам, нужно просто выработать это как привычку. Например, вспомните себя совсем маленьким, когда впервые взяли в руки книгу. Вы же не сразу начали читать? Конечно, нет. Постепенно вы изучили звуки, буквы, затем складывали в слоги, потом в словосочетания, а лишь потом читали предложения. Здесь точно также! Все и сразу сделать не получится нигде. Однако, если позабыть о собственной лени, которая мешает жить, то обычные и совсем легкие правила тайм-менеджмента постепенно превратятся в хорошую привычку, благодаря которой вы станете намного успешнее. А организация работы произойдет быстро и слаженно.

Здесь и сейчас: основные правила

Мы обозначим те основные и нужные правила тайм-менеджмента, с которых стоит начать обучение. Только применяя их, можно достичь успеха в собственной карьере и уже через короткое время ощутить изменения в лучшую сторону. При выполнении данных правил реально правильно и четко организовывать не только свою деятельность, но и время для отдыха и новых интересных занятий.

  1. Последний день. Обычно, в ходе выполнения этого правила, наступает самый сложный момент осознания человеком своей жизни. Именно это правило способствует тому, чтобы правильно сформулировали мотивацию к дальнейшему руководству действий. Возьмите белый лист бумаги, положите перед собой и четко пропишите то, чего хотите добиться в этой жизни. А в другой колонке – то, чего уже добились. Именно это упражнение даст вам возможность понять, куда же уходит большая часть вашего времени и на какие цели.
  2. Планирование. После первого упражнения обязательно пропишите основные цели в жизни. Затем обозначьте письменно конкретные шаги, которые помогут вам достичь поставленных целей. Как говорил Генри Форд: «Ничего не может быть сложным, если разбить задачу на мелкие части». Руководствуясь этим правилом, вы сможете четко и лаконично прописать все важные шаги. Необходимо составить план по достижению вашей цели, разбивая его на конкретные подпункты-действия. Самое главное – не только прописать, но и каждый день выполнять каждый маленький шаг.
  3. Отсеивайте ненужную информацию. Наша жизнь настолько «засорена» ненужной информацией, что человек часто не знает, в какое русло ее направить. Поэтому нужно фильтровать все поступающие к нам в мозг данные. Ведь нынешний темп жизни просто обязывает каждого из нас из всей «информационной каши» выделять главное, а все второстепенное и ненужное просто отбрасывать.
  4. Минимизация времени – путь к свободе. Очень часто, просыпаясь утром в свой выходной, мы включаем с утра телевизор, не спеша завтракаем, разрешаем себе немного «поваляться» и понежиться в кровати. Так, зачастую может пройти весь день. Мы часто даже не замечаем, что при просмотре очередного скандального ток-шоу, «зависания» в социальных сетях, бесполезной «болтовне» по телефону, мы впустую тратим свое время. А потом сами удивляемся, что время «быстро летит». Попробуйте себя максимально ограничить в этих ненужных действиях. Вы сами поймаете себя на мысли, что время для вас освободилось.
  5. Результативный подход. С помощью результативного подхода вы сможете приблизиться к вашей основной цели. Ведь этот подход направлен на то, чтобы вы четко сконцентрировались на одной конкретной задаче, а не «распылялись» на несколько. В этом случае актуально будет привести в пример поговорку: «За двумя зайцами погонишься – ни одного не поймаешь». Иными словами, одна цель – путь к успеху. Никогда не беритесь за выполнение другой задачи параллельно, если не выполнили первую.
  6. Нужно правильно расставлять приоритеты. Владеть умением правильно расставлять дела в соответствии с их важностью (приоритетом), умеет далеко не каждый. Но для того, чтобы вы отчетливо понимали степень первоначальной важности той или иной задачи, нужно расписать на листке бумаги все потенциальные задания на день, а затем пронумеровать от одного до десяти. Таким образом, вы четко для себя определите, с какого задания лучше всего начать и что делать. Специалисты рекомендуют день начать с выполнения самых сложных дел, которые вы запланировали. Это поможет вам избавиться от лишнего напряжения и так называемого «хвоста».
  7. Порядок на столе – порядок в жизни. Часто у загруженного делами человека, можно увидеть «захламленный» рабочий стол. Такой человек, зачастую, ничего не успевает, тяжело работает и сильно устает. Не поверите, но эффективность вашей работы напрямую зависит от порядка на столе. Подсознательно, видя порядок на столе, вы упорядочиваете мысли в голове и настраиваетесь на конструктивную работу. Поэтому, ненужные вещи и разбросанные бумаги только путают вас и мешают работать. Перед тем как соберётесь работать, очистите свой стол от всего ненужного, приведите в порядок бумаги. Только потом садитесь выполнять работу. Если вы человек, который постоянно работает с документами, то заведите личную систему упорядочивания бумаг. В одну стопку складывайте документы «по выполнению», а в другую – «по срокам». Таким образом, вы не только сэкономите свое время, но и быстро по необходимости найдете тот или иной документ.
  8. Не бойтесь говорить «нет»! Говорить «нет» всегда очень сложно. Однако, если вы хотите повысить собственную эффективность, сделать это не только рекомендуется, а нужно обязательно. Так вы сэкономите огромное количество своего времени для достижения своей важной цели, а не той срочной и «навязанной» кем-то. Не обязательно хамить, когда вы говорите «нет». Здесь важно соблюдать такт и сказать таким образом, чтобы человек понял, что вы отказываетесь выполнять его дело, которое для вас не значимо и бесполезно, а не наносите оскорбление ему лично.
  9. Наблюдайте за собой! Очень важно немного понаблюдать за собой и определить «пики» особой вашей активности – то время, когда вы усиленно работаете. Здесь важно соблюдать баланс и не переносить все приоритетные дела в это время. Конечно, мы все разные и здесь большую роль играет хронотип человека: «жаворонок» или «сова». У многих людей активность повышена в утреннее время суток, а у других – наоборот, ночью.
  10. Не забывайте отдыхать! Оставлять время для отдыха очень важно. Лучше всего это время заранее запланировать. Так вы себя морально подготовите к тому, чтобы себя «оградить» от выполнения заданий. Помните, что «бессмертным пони» никто никогда не станет. Поэтому отдыхать очень важно и нужно, чтобы ваши внутренние ресурсы пришли в норму и тоже отдохнули от постоянного напряжения. Иначе, эффективность вашего труда будет снижаться. Даже в течение активной работы делайте перерывы по 20 минут. Но и не забывайте, что хотя бы один день в неделю должен быть полноценный выходной.

Время - деньги

Вскоре такое формирование навыков даст видимые результаты!

Аналитика помогает в достижении цели

Еще одним важным моментом является анализ прожитого дня. Ежедневно, вечером перед сном, проанализируйте весь день. А для того, чтобы вы ничего не забыли, ваша ладонь в этом вам поможет. Используйте пальцы своей руки.

  • М – мизинец. Мысли, полученная за день информация. Ответьте сами себе на вопрос: «Что нового я узнал за сегодня?»;
  • Б – безымянный палец отвечает за приближение к вашей цели. Задайте себе такой вопрос: «Что я сделал за сегодня, чтобы приблизиться к своей цели?»;
  • С – средний палец выражает эмоциональное состояние в течение дня. Спросите сами у себя: «В каком эмоциональном состоянии я сегодня был(а)?» или «Какие эмоции сегодня преобладали за день?» и «Каким образом я боролся с негативными эмоциями?»;
  • У – указательный палец демонстрирует нам помощь, услугу, сотрудничество. «Чем я помог сегодня людям?», «Каким образом поменялось мое отношение к людям?»;
  • Б – большой палец указывает на бодрость состояния и показатель здоровья. Спросите у себя: «Что именно за сегодня я сделал для того, чтобы быть в тонусе и чувствовать себя отлично?».

Есть еще один принцип тайм-менеджмента, применяя который, вы сможете повысить эффективность выполняемой задачи. Этот принцип вывел экономист и социолог из Италии Вильфредо Парето. Его идея звучит так: «20% усилий дают 80 % результата, а 80 % усилий – 20 % результата». На первый взгляд эта формулировка кажется немного парадоксальной. Однако, это не совсем так. Список рабочих заданий за целый день настолько обширный, что многие работники просто не укладываются в 8-часовой рабочий день. Поэтому важно располагать свои дела по степени важности и срочности. А если имеются мелкие дела, то стоит их отложить на потом. Ученые, которые занимаются изучением этой проблемы, полагают, что именно из-за неправильного распределения усилий по выполнению заданий, многие работники не поднимаются вовсе по карьерной лестнице, а если и происходит рост в карьере, то очень медленно. Так что, по рекомендации Парето, выделяйте 20 % важных дел и начинайте рабочий день именно с них.

Аналитика

Часто случаются форс-мажоры, из-за которых обычно просто катастрофически не хватает времени. Поэтому их появление следует учесть, и при планировании своего дня оставлять запасное время. Ведь если вы составите план на день и распишите в нем все до минуты, вскоре вы поймете, что по плану вы не успеваете, тем самым ухудшится не только ваше настроение, но и рабочий настрой.

Учитываем,что…

Конечно, все вышеперечисленные правила очень сложно сразу ввести и применять в своей жизни, но начать все-таки стоит. В первую очередь, заведите себе за правило контролировать свое время и учитывать три категории:

  • свое физическое и эмоциональное состояние;
  • сравнивайте все запланированное с полученным результатом, т.е. проанализируйте день;
  • скорректируйте с учетом всех возможных форс-мажоров и ошибок свой план.

Таким образом, именно проводя ежедневный контроль, вы сможете не только лучше понять себя и распланировать день, вы настроите себя на достижение основной цели в жизни.

Смотрите также: Как стать профессионалом


Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *